5 Evaluatiemodel voor financiële beheersing van grondexploitaties

Karsens Advies blogs (nr.5)

IR.L.T.KARSENS
19 december 2014

Meer dan ooit willen gemeenten grondexploitaties en complexe bouwprojecten financieel beheersen. Sinds de financiële crisis en vastgoedcrisis kunnen gemeenten zich geen verdere financiële ontsporing meer permitteren. Noodzakelijk is dan wel dat we er voor kiezen onze projecten op een andere wijze aan te sturen. In deze blog leest u over een evaluatiemodel dat ons daarbij kan helpen.

Overtuiging en inzicht
Bestaande gebiedsontwikkelingen hebben het moeilijk. Financiële beheersing en risicobeheersing zijn weliswaar belangrijke doelstellingen geworden. Dit betekent nog niet dat projectmanagers vat op het financieel resultaat van hun projecten hebben. Zeker niet bij de complexere en langdurige projecten. Financiële ontsporing is bij grote bouwprojecten, binnenstedelijke herstructurering en grondexploitaties nog steeds aan de orde van de dag. En dit is niet allemaal simpelweg het gevolg van de crisis. Immers ook vóór de crisis ontspoorden en stagneerden veel van onze gemeentelijke projecten. Een  belangrijke reden is dat financiële beheersing niet goed is verankerd in onze gemeentelijke projectcultuur. Veelal missen we de overtuiging dat het überhaupt mogelijk is te sturen op financiële resultaten. En vaak missen we het inzicht hoe.

Evaluatiemodel
Het probleem is vaak dat  de financiële beheersing te veel los staat van de algemene projectaansturing. Essentieel is dat er voortdurend maatregelen worden genomen om financieel in control te blijven. Een project kun je alleen financieel beheersen als je ‘stuurt’ op proces en inhoud. De in onderstaand figuur opgenomen financieel-strategische doelen kunnen als leidraad gebruikt worden om tot een effectieve financiële beheersing te komen.

De 7 financieel-strategische doelen vormen samen een evaluatiemodel. De doelen zijn onderling verbonden en versterken elkaar en raken de algemene ontwikkelstrategie. Project specifieke maatregelen zijn nodig om de doelen te bereiken. Deze maatregelen kunnen per projectfase verschillen.

Tijdens een evaluatie wordt nagegaan op welke wijze binnen het betreffende project de 7 doelen worden nastreeft, en op welke wijze dit kan worden verbeterd. Op deze manier ontstaat een plan voor verbetering van de financiële beheersing. De evaluatie vindt plaats in het bijzijn van zowel de projectleider als de planeconoom. De samenwerking en taakverdeling tussen planeconoom en projectleider is immers essentieel.

Waarom deze 7 doelen?

doel 1: realistische begroting
Onderschatting van kosten en risico’s is een van de belangrijkste oorzaken van financiële ontsporing van complexe projecten. De wijze waarop een begroting wordt samengesteld is dus van belang.  Daarbij vragen grootschalige complexe projecten om een zorgvuldige aanpak. Belangrijk is maatwerk. Een projectspecifieke inschatting van de risico’s en de benodigde reserve is essentieel.

doel 2: financiële spelregels afstemmen
Financiële spelregels zijn in belangrijke mate bepalend voor het financieel verloop van een project. En soms oorzaak van ontsporing. Complexe projecten vragen om een bewustwording en aanscherping van de financiële spelregels. Aanscherping van de spelregels vooraf helpt het project financieel te beheersen. Aandacht dient er te zijn voor scopewijzigingen, financiële structuur, verantwoordelijkheden en risicoverdeling. Scopewijzigingen en onduidelijke verantwoordelijkheden worden genoemd als belangrijke oorzaken van financiële ontsporing van projecten.

doel 3: Herkennen en benutten van kansen
Grondexploitaties hebben door hun lange looptijd te maken met een veranderende markt en veranderende omstandigheden. Projecten die niet inspelen op veranderende omstandigheden zullen financieel problemen krijgen. Het herkennen en benutten van kansen is daarom een essentieel onderdeel van de financiële beheersing van langlopende projecten. Dit inzicht is door de vastgoed crisis voor gemeentelijke grond- en ontwikkelbedrijven hoger op de agenda gekomen.

doel 4: Planningszekerheid
In de meeste gevallen hebben vertragingen nadelige gevolgen voor het financieel resultaat van langlopende en complexe projecten en grondexploitaties. Het streven naar ‘planningszekerheid’ vormt daarmee een van de hoekstenen van de financiële beheersing van grondexploitaties en complexe projecten.

doel 5: Risicobeheersing
Een project zonder actieve risicobeheersing heeft een veel grotere kans om financieel te ontsporen. Dit geldt in het bijzonder voor projecten die technisch en uitvoeringstechnisch complex zijn of projecten waar de financiële belangen groot zijn. Om die reden zijn er steeds meer projecten waarbij risicobeheersing als instrument wordt ingezet. Het belangrijkste doel is het vergroten van het risicobewustzijn bij projectleiders en beslissers.

doel 6: open communicatie over geld en risico’s
‘Strategisch gedrag’ wordt vaak genoemd als een van de belangrijkste redenen voor financiële ontsporing van grote projecten. Het blijkt dat bij veel grootschalige projecten financiële problemen en risico’s om strategische of politieke redenen worden verzwegen. Soms worden kosten om strategische redenen te laag geraamd. Verzwijging van knelpunten en risico’s is dodelijk voor de financiële beheersing van projecten. Problemen worden dan niet aangepakt en stapelen zich op. ‘Strategisch gedrag’ komt helaas in veel hoedanigheden en op alle niveaus voor.

doel 7: effectieve sturingsmechanismen
Een project ontspoort als inzichten, adviezen, waarschuwingen of creatieve ideeën financieel deskundigen niet doordringen tot beslissers en ontwerpers. Bij grootschalige projecten is de kans hierop veel groter dan bij kleinere projecten. Problemen ontstaan vooral daar waar de financiële functie apart wordt georganiseerd van de ontwerpende functie en de besluitvorming.
Om effectief te sturen is een voortdurende dialoog tussen financieel deskundigen en overige projectteamleden noodzakelijk. Met ‘sturingsmechanisme’ wordt bedoeld de wijze waarop dit dialoog wordt georganiseerd. Met andere woorden de wijze waarop het project financiële deskundigen in staat stelt het keuzeproces en het ontwerpproces te beïnvloeden. Het sturingsmechanisme is effectief als dit met minimale inspanning gebeurt. Denk hier bijvoorbeeld aan het gelijk op laten gaan van ‘rekenen en tekenen’ of de samenstelling van de ‘stuurgroep’.


 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *